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Effiziente Ordnung mit Vorbildcharakter


07.12.2005

Seit kurzem herrscht in den Aktenregalen im Rathauskeller vorbildliche Ordnung. Nachdem 2002 bereits das Archiv komplett überarbeitet wurde, sorgte Archivar Marian Opalka jetzt auch in der Registratur für Übersichtlichkeit. Seit März war der Archivar fast täglich damit beschäftigt, sich durch das umfangreiche Grafenrheinfelder Nachkriegsschriftgut zu arbeiten. Eine dreiteilige Aufgabe – wie Opalka erläutert. Nach den Richtlinien des 2003 erheblich erweiterten „Einheitsaktenplans (EAP) für die bayrischen Gemeinden und Landratsämter" sichtete der Archivar alle Unterlagen ab 1945, ordnete und sondierte das umfangreiche Sortiment und zwar nicht, wie er betont, nach „eigenem Gutdünken", sondern gemäß den Richtlinien der Archivwürdigkeit. Redundantes Material ohne Informationswert wurde nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Nötig ist hier „der Mut sich von Dingen zu trennen", denn nicht alle alten Akten – wie zum Beispiel Zeitbücher oder vierteljährlich erscheinende Statistiken - sind zwingend von Wert für die Nachwelt. Die archivwürdigen Akten werden in einem Ablagesystem zwischengelagert um dann nach einer weiteren Sichtung erneut ausgesondert oder letztendlich archiviert zu werden. Das täglich benötigte Schriftgut ist in der Registratur zu finden, das Aktenverzeichnis beinhaltet bereits – Dank Opalka – Hinweise auf spätere Archivwürdigkeit. Registratur und Archiv sind datentechnisch erfasst und jederzeit vom „Schreibtisch aus" abrufbereit. Eine immense Erleichterung für die tägliche Arbeit der gemeindlichen Verwaltung, so die zuständige Elisabeth Dellermann. Entstanden ist also eine zukunftsweisende Komplettlösung mit Vorzeigecharakter sicherlich nicht nur im Landkreis, sondern bayerweit, wie Hilmar Spiegel, Kreisarchivpfleger des südlichen Landkreises Schweinfurt weiß. Archivar Opalka hat hier ein System aufgebaut, das genau auf die speziellen Bedürfnisse der Grafenrheinfelder Gemeinde und ihres Verwaltungsapparates zugeschnitten ist. Fehlbelegungen sind ausgeschlossen, die fortlaufende Aktualisierung ist sichergestellt. Möglich allerdings waren diese maßgeschneiderten Ordnungsmaßnahmen nur – betont Opalka ausdrücklich – durch die „wunderbare Zusammenarbeit" mit den engagierten Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung, die ihm einen „Riesenspaß" gemacht hat. Auch Bürgermeister Walter Weinig, stellvertretend für den Gemeinderat, der das Projekt seinerzeit abgesegnet hatte, zeigte sich begeistert vom neuen effizienten und professionellen Verwaltungssystem, dass natürlich auch ihm, als einem der „Hauptnutznießer", die tägliche Arbeit erheblich erleichtert.

Ordnung macht das Leben leichter – Nach der Neuordnung von Archiv und Registratur ist eine Komplettlösung entstanden, die die Arbeitseffizienz der Grafenrheinfelder Verwaltung steigert. Unser Foto zeigt von links Kreisarchivpfleger Hilmar Spiegel, Bürgermeister Walter Weinig, Elisabeth Dellermann, verantwortlich für Registratur und Archiv, sowie Archivar Marian Opalka.

Bericht und Foto: Daniela Schneider



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